사진 스튜디오 예약 및 상담 관리 방법: 구글 설문지, 스프레드시트, 앱스 스크립트, 채널톡 활용

복잡한 프로필 사진 스튜디오 예약 및 상담 단계를 구글 설문지(구글 폼), 스프레드 시트, 구글 앱스스크립트, 채널톡을 이용하여 관리하기 쉽게 자동화한 사례와 방법에 대해 이야기해본다.

🔄 자동화된 예약 처리 프로세스

1. 실시간 예약 접수 및 즉시 응답

기존에는 인스타그램 DM으로 예약 문의를 받아 관리자가 수동으로 정보를 정리하고 응답하는 방식이었다. 고객은 예약이 제대로 접수되었는지 알 수 없어 불안해했고, 관리자는 매번 반복적인 질문에 답변해야 했다.

하지만 구글 설문지를 도입하면서 고객 경험이 완전히 바뀌었다. 체계적인 질문을 통해 필요한 모든 정보를 한 번에 수집할 수 있게 되었다.

📋 구글 설문지 도입으로 인한 고객 경험 개선:

• 체계적인 정보 입력: 필요한 모든 정보를 놓치지 않고 한 번에 입력 가능
• 명확한 옵션 선택: 복잡한 촬영 옵션들을 명확한 선택지로 제공
• 편리한 접근성: 언제든지 링크를 통해 쉽게 예약 가능
• 반복 질문 해소: DM으로 주고받던 번거로운 질의응답 과정 축소

설문지 제출과 동시에 고객 경험 향상과 관리 효율성 향상을 위한 자동화 프로세스가 시작된다. 자동적으로 고객에게 인스타그램 DM이 전달되고, 관리자는 예약 정보를 즉시 확인할 수 있다.

🎯 자동화 프로세스가 고객에게 제공하는 가치:

• 구글 설문지 제출 즉시 고객은 인스타그램 DM으로 예약 접수 확인 메시지 수신
• 예약 내용의 상세한 요약 정보를 실시간으로 확인 가능
• "예약이 잘 들어갔을까?" 하는 불안감 완전 해소

🎯 자동화 프로세스가 관리자에게 제공하는 가치:

• 신규 예약 접수 시 즉시 이메일 알림 수신
• 예약 내용이 정리되어 전달되므로 빠른 확인 가능
• 고객 응대 시간 대폭 단축

2. 스마트한 데이터 통합 관리

구글 설문지에서 수집된 복잡한 정보들이 관리자가 보기 쉬운 형태로 자동 정리된다.

📊 자동으로 처리되는 정보들:

• 고객 기본 정보: 이름, 연락처, 이메일, 국적 등
• 촬영 세부 사항: 날짜, 시간, 인원수, 선택한 컨셉들
• 가격 정보: 선택 옵션에 따른 자동 가격 계산
• 추가 서비스: 헤어메이크업, 여권사진 등

이 모든 정보가 구글 스프레드 시트에 체계적으로 정리되어, 관리자는 한눈에 예약 현황을 파악할 수 있다.

3. 복잡한 가격 계산의 완전 자동화

사진 스튜디오의 가격 체계는 생각보다 매우 복잡하다. 인원수, 선택한 컨셉 수, 추가 옵션, 할인 조건 등이 모두 얽혀있어 수동으로 계산하면 실수가 발생하기 쉽고 시간도 오래 걸린다.

🎯 자동화된 가격 계산 시스템의 특징:

💰 맞춤형 가격 계산

• 인원수별 차등 가격: 1인부터 3인 이상 단체 사진까지 모두 가격 산정 가능
• 컨셉별 가격 적용: 여러 명이 각기 다른 사진 컨셉을 촬영하더라도 가격 산정 가능
• 추가 서비스 가격: 추가적인 옵션별 정확한 가격 산출

🎁 스마트한 할인 시스템

• 조건부 할인 자동 적용: 특정 조건 만족 시 할인 자동 적용
• 복합 할인 계산: 여러 할인 조건이 겹칠 때도 정확한 계산
• 투명한 할인 내역: 고객에게 할인 전후 가격을 명확히 표시

💳 보증금 자동 계산

• 비율 기반 보증금: 총 금액 대비 적정 보증금 자동 계산
• 환율 적용: 해외 고객을 위한 원화/달러 자동 환산
• 다국어 가격 표시: 한국어/영어로 동시 표시

🎯 사업자에게 주는 가치:

• 계산 실수 제로: 복잡한 수동 계산으로 인한 오류 완전 방지
• 즉시 견적 제공: 고객이 폼 제출과 동시에 정확한 가격 확인 가능
• 가격 정책 유연성: 할인 규칙이나 가격 변경 시 시스템만 수정하면 자동 적용
• 고객 신뢰도 향상: 투명하고 일관된 가격 정책으로 신뢰성 증대

4. 간편한 예약 수정 및 맞춤 가격 제공

실제 운영에서는 예상치 못한 변경 요청들이 자주 발생한다. 고객이 예약 내용을 잘못 입력했거나, 일정 변경을 요청하는 경우, 또는 특별한 고객에게 맞춤 가격을 제공하고 싶은 경우 등 말이다.

🎯 유연한 데이터 관리 시스템:

✏️ 원클릭 예약 수정

• 스프레드시트 직접 수정: 복잡한 시스템 조작 없이 Google Sheets에서 바로 수정
• 즉시 반영: 수정한 내용이 모든 연동 서비스에 자동으로 동기화
• 변경 이력 관리: 누가 언제 무엇을 수정했는지 자동 기록

💰 맞춤 가격 설정

• 개별 가격 조정: 특정 고객에게만 특별 가격 적용 가능
• 할인 코드 없이: 시스템 할인 규칙과는 별개로 수동 가격 설정
• 투명한 가격 표시: 조정된 가격도 고객에게 명확히 전달

📱 다양한 변경 요청 대응

• DM/메일 요청: 고객이 어떤 경로로 변경을 요청해도 쉽게 대응
• 실시간 업데이트: 변경 즉시 고객과 관련 서비스에 알림 발송 가능
• 오류 수정: 잘못 입력된 정보를 빠르게 정정 가능

🎯 사업자에게 주는 가치:

• 고객 맞춤 서비스: VIP 고객이나 특별한 경우에 유연한 대응 가능
• 운영 효율성: 복잡한 시스템 조작 없이 엑셀 다루듯 간단히 관리
• 실수 복구: 입력 오류나 변경 사항을 즉시 수정하여 고객 불만 방지
• 개인화 서비스: 각 고객의 특별한 요구사항에 맞춤형 대응 가능

5. 고객 맞춤 예약 안내, 예약 확정, 보정 안내 메일 전송 자동화

스프레드 시트를 조작하면 각 고객에 맞게 메일이 자동으로 작성되고 전송된다.

🎯 단계별 자동 메일 발송 시스템:

💳 예약금 안내 메일 자동화

• 스프레드시트 버튼 클릭: 관리자가 스프레드시트에서 "예약금 안내" 버튼만 클릭
• 자동 프로세스 실행: 예약금 안내 메일 발송 → 캘린더 일정(예약 확정 전) 등록이 순차적으로 자동 실행
• 개인화된 내용: 고객의 예약 내용과 계산된 가격 정보가 자동으로 메일에 포함
• 다국어 지원: 고객의 국적에 따라 한국어/영어 메일 자동 선택

✅ 예약 확정 메일 자동화

• 원클릭 확정: 스프레드시트에서 "예약 확정" 버튼 클릭으로 모든 프로세스 자동 실행
• 캘린더 업데이트: 기존 예약확정전 일정 삭제 후 확정 일정으로 자동 교체
• 확정 알림: 고객에게 예약 확정 안내와 촬영 준비사항 자동 발송
• 시각적 구분: 스프레드시트 행 색상이 자동으로 변경되어 처리 상태 확인 가능

🎨 보정 안내 메일 자동화

• 촬영 완료 후: "보정 안내" 버튼 클릭으로 보정 과정 안내 메일 자동 발송
• 선택 가이드: 사진 선택 방법과 기한 등 상세 안내 자동 포함
• 프로세스 추적: 보정 단계별 진행 상황을 스프레드시트에서 시각적으로 관리

🎯 사업자에게 주는 가치:

• 시간 절약: 메일 작성과 발송에 소요되는 시간 대폭 단축
• 실수 방지: 표준화된 메일 템플릿으로 누락이나 오타 방지
• 일관성 유지: 모든 고객에게 동일한 품질의 서비스 제공
• 프로세스 투명성: 각 단계별 처리 상태를 명확히 추적 가능

6. 구글 캘린더 & 연락처 자동 연동으로 완벽한 일정 및 고객 관리

예약 시스템이 아무리 좋아도 실제 일정 관리와 고객 관리가 따로 놀면 의미가 없다. 스프레드 시트에 저장된 고객 정보는 관리자의 구글 캘린더와 연락처에 자동으로 연동되어 관리자가 평소 사용하던 도구로 모든 것을 관리할 수 있다.

🎯 완벽한 연동 시스템:

📅 스마트한 캘린더 관리

• 예약 즉시 일정 등록: 예약 확정과 동시에 구글 캘린더에 자동 등록
• 스튜디오별 분리 관리: 스튜디오 지점별 각각 별도 캘린더로 관리
• 상세 정보 포함: 고객 정보, 촬영 내용, 가격까지 모든 정보가 일정에 포함
• 상태별 캘린더 분류: 예약신청 → 확정 → 완료 단계별로 자동 이동

🎯 사업자에게 주는 가치:

• 익숙한 도구 활용: 새로운 시스템 학습 없이 구글 서비스로 모든 관리
• 모바일 접근성: 스마트폰에서도 언제든 일정과 고객 정보 확인 가능
• 효율적인 스케줄링: 한눈에 보는 전체 일정으로 최적의 스케줄 관리

🛠️ 기술적 기반과 연동 서비스

이 시스템은 Google Workspace를 중심으로 한 다양한 서비스들의 유기적 연동으로 구현된다:

📋 핵심 연동 서비스들

• Google Forms: 예약 접수 창구
• Google Sheets: 데이터 저장 및 관리
• Google Calendar: 일정 자동 등록 및 관리
• Gmail: 자동 이메일 발송
• 채널톡: 인스타그램 DM 자동 발송 및 상담 관리

문의 : kimjaahyun@kimjaahyun.com